Пет души седят в стая четиридесет минути и обсъждат нещо, което е можело да бъде три реда в писмо. Накрая никой не е сигурен какво е решено и кой какво трябва да направи. Срещата е най-скъпият формат в офиса, защото струва колкото заплатите на всички участници, умножени по времето, плюс времето за превключване след нея. Това не е бюрокрация, а икономика. Затова въпросът не е дали срещите са лоши, а дали тази конкретна среща си заслужава цената. Затова е добре да се пита не „кой трябва да е тук“, а „кой трябва да реши“.
Механизмът е прост: срещата има смисъл, когато нещо не може да се реши без разговор на живо. Ако трябва да се обменят информация, да се съгласува документ или да се съобщи решение — писмото е по-добро, защото е проверимо и не изисква синхрон. Ако трябва да се чуят различни гледни точки, да се разреши спор или да се вземе решение с общ ангажимент — срещата е по-добра. Разликата е в това дали има нужда от реакция, или само от предаване. Ето защо е полезно да се пита какво ще се загуби, ако срещата не се проведе.
Другата част е подготовката. Добрата среща има три неща: цел, дневен ред и очаквано решение. Целта отговаря на въпроса защо сме тук; дневният ред — за какво говорим и в какъв ред; очакваното решение — какво трябва да излезе накрая. Ако някое от трите липсва, срещата се превръща в разговор, който може да е приятен, но не е работа. Поради това най-полезното изречение в поканата е „в края трябва да сме решили...“. Заради това е добре поканата да съдържа едно изречение за решението и едно за времето, в което трябва да се вземе.